werkprocessen automatiseren
Het werk dat elke week terugkomt,
kan vaak eenvoudiger.
Meer klanten betekent vaak ook meer aanvragen verwerken, gegevens overzetten en opvolging regelen. Voordat je daar extra capaciteit voor vrijmaakt, kijken we welke vaste stappen software kan uitvoeren. Zo houdt je team meer tijd voor het werk waar klanten je voor kiezen.
Voor deze bedrijven en producten bouw ik software.
DocentSelect
Zo ziet het eruit voordat er iets draait
Je bedrijf draait goed, maar het werk achter de schermen groeit mee. Herken je één van deze situaties?
Dezelfde gegevens staan in een mailbox, een spreadsheet en een pakket, en nergens compleet.
Iemand is elke week uren bezig met overtypen dat niets toevoegt.
Een aanvraag blijft liggen omdat één persoon nog moet kijken.
Wat er echt gebeurt, weet je pas als je het handmatig uitzoekt.
Groeien betekent nu: iemand aannemen om hetzelfde werk sneller te doen.
Wat ik dan bouw
- stap 01
De taak die het vaakst terugkomt
We beginnen bij het werk met de meeste herhaling, niet bij het grootste plan. Bij het recruitmentbureau waar ik werk begon het met vier vacatureportalen die elke 20 minuten gescand moesten worden. Nu draaien daar 60+ automatiseringen, dagelijks in productie.
- stap 02
Koppelen aan wat je al gebruikt
We onderzoeken welke gegevens je mailbox, CRM, boekhoudpakket of planning kunnen uitwisselen. Daarna bepalen we welke koppelingen nodig zijn, wat de beperkingen zijn en hoe we voorkomen dat gegevens dubbel of verkeerd worden verwerkt.
- stap 03
Controle bij jou, uitvoering bij het systeem
Het systeem zet klaar, jij keurt goed. Bij een reisorganisatie schrijft de AI het reisvoorstel en controleert de eigenaar in 1 tot 2 uur, waar dat eerst 6 tot 10 uur knippen en plakken was.
Van eerste gesprek naar draaiend systeem.
stap 1 / 4
Kennismaking
30 of 60 minuten, kosteloos. Je hoort eerlijk of dit past.
stap 2 / 4
Blauwdruk
Jouw proces uitgetekend, met één vaste prijs vooraf.
stap 3 / 4
Bouwen
Je kijkt mee in werkende software en geeft feedback per onderdeel.
stap 4 / 4
Live
Het draait, en de code en infrastructuur zijn van jou.
De uitgebreide werkwijze, met wat er per stap op tafel ligt, staat op de hoofdpagina.
let opIndicaties. Na het uitwerken van je proces krijg je een vaste bouwprijs.
Automatisering: indicatie €5.000–10.000 voor de bouw
Een kleinere losse taak kan daaronder vallen. Voor een AI-agent is de bouwindicatie €8.000–15.000. Je krijgt een vaste prijs voor de afgesproken scope en inzicht in hosting, AI-gebruik en onderhoud. De planning hangt af van de taak en benodigde koppelingen.
Wat ondernemers meestal eerst vragen.
v-01Kan AI een extra medewerker vervangen?
Dat kun je pas beoordelen als je het werk opsplitst. Terugkerend invoerwerk en het voorbereiden van documenten kunnen geschikt zijn voor software. Klantcontact, vakkennis, verantwoordelijkheid en uitzonderingen blijven mensenwerk. We bekijken hoeveel werk er echt verdwijnt en hoeveel controle nodig blijft. Zo wordt duidelijk of je met je huidige team verder kunt of daarnaast iemand nodig hebt.
v-02Hoe weet ik of automatiseren de moeite waard is?
We beginnen met één taak: hoe vaak komt die voor en hoeveel tijd kost die nu? Vervolgens schatten we wat software kan overnemen en hoeveel tijd overblijft voor controle en uitzonderingen. Dat zetten we naast de bouwprijs, gebruikskosten en onderhoud. Je ziet welke aannames de afweging bepalen; tijdwinst is pas waardevol als je de vrijgekomen tijd ook kunt benutten.
v-03Werkt het met mijn bestaande systemen?
Dat onderzoeken we vooraf. Veel mailboxen, CRM-systemen en boekhoudpakketten kunnen gegevens uitwisselen via een koppeling. Ik controleer wat jouw systemen toelaten en welke toegang daarvoor nodig is. Je hoort vooraf wat kan, waar beperkingen zitten en of er extra kosten zijn.
v-04Wat als ik maar een klein probleem heb?
Dan volstaat vaak één losse automatisering. Niet elk probleem verdient een platform: van de 60+ automatiseringen die ik dagelijks in productie heb draaien, lost het merendeel precies één taak op. En soms is het eerlijke antwoord: koop gewoon een bestaand pakket. Dat hoor je dan in het eerste gesprek, niet na een offerte.
v-05Hoeveel tijd kost dit mij?
Het begint met een kosteloze kennismaking van 30 of 60 minuten, naar jouw keuze. Als we verder gaan, heb ik voorbeelden van je werk, toegang tot de betrokken systemen en jouw feedback nodig. Tijdens het bouwen kijk je regelmatig mee en test je of het resultaat klopt voor jouw praktijk. Hoeveel tijd dat vraagt, spreken we bij de scope af. Jij brengt je vakkennis mee; ik werk het proces uit en bouw de software.
v-06Hoe zit het met AVG en EU-regels?
Vooraf brengen we in kaart welke gegevens het systeem gebruikt, wie toegang nodig heeft en welke leveranciers gegevens verwerken. We bespreken hosting, bewaartermijnen en benodigde afspraken per project. Bij AI bepalen we ook welke informatie wordt gedeeld en waar menselijke controle nodig is.
blad 000 · nog niet getekend
Welke taak groeit mee met elke nieuwe klant?
Een gesprek van 30 of 60 minuten waarin jij je werkproces op tafel legt en ik schets wat een systeem ervan kan overnemen. Eerlijk antwoord, ook als dat antwoord "niet doen" is.